Часто можно услышать мнение компетентных людей, утверждающих, что таможенный брокер не может повлиять на процесс оформления документов в силу непреодолимых обстоятельств. Чтобы таможня разрешила ему работать с грузом и заключается контракт, который больше нужен для соблюдения формальности.
Такая позиция удобна только для недобросовестных брокеров, которые нежелание работать выдают за форс-мажорные обстоятельства, списывая срыв оформления документов на таможню или изменения законодательства. Хотя обычно за месяц до вступления закона в силу происходит официальное опубликование.
Контракт с таможенным представителем — это серьезный документ, который нельзя составлять формально, и тем более подписывать не глядя.
Даже в контрактах известных курьерских компаний можно найти юридические казусы, которые вряд ли там оказались случайно. Скорее расчет был на то, что текст контракта никто не читает.
Получается, в одном месте контракта можно прочитать, что таможенные платежи могут быть уплачены только из аванса брокера. А в другом присутствует строчка, что таможенный представитель не несет ответственности за несвоевременную уплату платежей.
В случае возникновения прецедента контракт будет истолкован в пользу брокера.
Составляя контракт с таможенным представителем необходимо прописать в нем четкий регламент совместной работы. Неважно будет ли включено это в текст договора или оформлено в виде дополнительного приложения к контракту, главное обозначить конкретные сроки передачи информации таможенному брокеру.
С одной стороны это дает возможность контролировать каждый этап работы и определяет временные рамки работы участника внешнеэкономической деятельности с таможней. С другой — просто дисциплинирует стороны договора. В самом регламенте должны отражаться сроки и уведомления:
- О готовности поставки нового товара;
- О факте поставки;
- Сроки предоставления документов брокеру для начала подготовки таможенного оформления, а также список документов, с указанием варианта доставки, будут ли это оригиналы, отправят ли их по электронной почте или иным способом;
- Время предоставления возможных дополнительных документов по запросу таможни либо самого представителя;
- Извещение брокером о прибытии транспорта в зону таможенного контроля;
- Сроки подачи декларации таможенным представителем, начиная от момента предоставления документов;
- Предоставление информации о том, что товар вышел;
- Сроки, в которые будут предоставлены оригиналы деклараций либо их копии.
Стоит иметь в виду, что в регламенте нужно указывать реальные сроки выгодные клиенту. Не секрет, что в процессе работы их приходится иногда корректировать. Например в результате сложившихся хороших партнерских отношений с таможенным представителем.
В случае возникновения спорных ситуаций, опираться придется на контракт, и тогда установленные формальные сроки «с запасом» или минимальные «в обрез» могут доставить клиентской компании некоторые неудобства.
Теперь о том, что будет делать брокер, ведь формулировка «содействие в таможенном оформлении» или «таможенное сопровождение» в пункте контракта «обязанности исполнителя» не дает представления о самой работе. Становится непонятно, какие услуги можно ожидать от такого представителя.
А начать стоит с определения варианта предоставления документов. Либо все необходимые документы собирает и предоставляет сам участник внешнеэкономической деятельности, либо их часть получает таможенный представитель.
Это нужно отразить в договоре. В случае второго варианта работы с брокером, стоит убедиться в необходимости документов для конкретной поставки. Чтобы не получилось, что представитель собирает их «до кучи», чтобы набить себе цену и увеличить затраты за новый товар примерно на 50 тысяч рублей.
Другим важным моментом, который нужно отразить в контракте, является перевод документов. Этот момент может сэкономить 30-35 тысяч рублей или на ставке самого дешевого переводчика в штате фирмы, или за перевод пакета документов брокером — примерно столько он и обходится.
Как правило, этот нюанс многие заказчики не принимают во внимание, либо сами переводят документацию, содержа штатного переводчика, либо платят за это брокеру. Причем за каждый переведенный лист.
Грамотный брокер вряд ли расскажет клиенту, что переводить следует не все, что написано в инвойсах, а только необходимое для таможенного оформления. Умолчит и о том, что часто перевод не требуется если предоставить глоссарий терминов, которые часто встречаются.
Зная эти моменты, участник внешнеэкономической деятельности обязательно оговорит вопрос перевода документов в договоре с брокером.
Теперь о передаче документов. Склад получателя не всегда может находиться рядом со складом временного хранения, и оригиналы документов приходится как-то передавать.
Компании по-разному решают эту проблему, в зависимости от варианта, который для них удобен. Одни раз в неделю забирают пакет документов в таможне, другие отправляют представителя фирмы встречать каждую фуру, третьи передают документы через водителей.
Можно дождаться курьера от своего таможенного брокера. В любом случае выбранный для работы вариант должен фиксироваться в договоре, при этом имеет смысл оговорить не только передачу оригиналов, но и их копий.
При этом обязательно нужно оговорить временные сроки и для оригиналов, и для копий. Для передачи копий достаточно часа с момента выпуска оригиналов. Это позволит подготовить складские помещения к приемке груза, и время разгрузки сокращается, что снизит общие расходы.
Чтобы застраховать себя от наступления форс-мажорных обстоятельств, вызванных изменением таможенного законодательства, следует прописать в обязанность брокера отслеживать подобные изменения по товарным группам, с которыми он работает.
Также информировать клиента о всех изменениях связанных с таможенным оформлением товара. Тем более в процессе работы добросовестному брокеру все равно приходится следить за изменениями, так что закрепление этого в договоре лишний раз подтвердит его компетентность.
Иначе компания клиента понесет серьезные убытки. К примеру, одно только закрытие таможен в Москве может обойтись в потерю нескольких тысяч евро. Сюда включаются расходы, связанные с простоем машин, перенаправлением авто на другой таможенный пост.
В случае если перевозчик сам не переправил транспорт на другую таможню с целью ускорения разгрузки товара, будут штрафные санкции за несоблюдение сроков поставки.
Чтобы минимизировать риски, в случае их наступления нужно возложить на брокера обязанности по отслеживанию ситуации в случае изменения таможенного законодательства, а также своевременному информированию клиента. Участник внешнеэкономической деятельности сможет потребовать компенсации за понесенные убытки.
Еще одним интересным моментом является обязанность пересчитывать за представителем таможни остаток на платежке, ведь не только ошибка, но и описка может вызвать проблемы с налоговой инспекцией.
Каждая компания сама решает, насколько для нее важны действия таможенного представителя. И чем подробнее будет составлена инструкция для брокера в пункте «обязанности исполнителя», тем меньше расходов понесет компания клиента в плане убытков и дополнительных затрат.
Следует перейти к пункту «ответственности сторон». Если с ответственностью участника внешнеэкономической деятельности все понятно — она хорошо освещается юристами брокерских компаний. То ответственность другой стороны заслуживает внимания.
Нужно понимать, что таможенный брокер получает от клиента только ту информацию о товаре, которую клиент считает достоверной. Дальнейшие выводы и решения по поводу ее применения входят в обязанности брокера. Не нужно забывать, зачем составляется договор с таможенным представителем.
Ведь это не просто курьер по особым поручениям, он нанимается как лицо компетентное в вопросах таможенного оформления. Не стоит возлагать на него обязанностей не связанных с этим вопросом.
С пунктом «ответственность исполнителя» не просто. Деятельность содержит риски: управляемые и неуправляемые. Понятно, что у грамотного брокера неуправляемых рисков будет меньше. Однако грань ответственности прозрачна, трудно отделить некомпетентность от простого произвола таможенных чиновников.
Доказать что оформление документов затянулось по вине брокера, а не таможни — непросто. Например, если таможня не принимает стоимость из-за недостаточной информации, когда ее действительно мало, а представитель не запросил у клиента сведения, то брокер должен нести ответственность.
В контракте нужно обязательно оговорить момент, что клиент передает брокеру на рассмотрение всю имеющеюся информацию. Если предоставленных данных окажется недостаточно, таможенный представитель обязан запросить дополнительные сведения, иначе он несет ответственность за срыв сроков оформления документов.
Это даст возможность получить компенсацию вероятных убытков, либо заставит сотрудников брокерской компании внимательно отнестись к документам заказчика.
Другим интересным моментом является вынужденный простой транспорта. Стоит внести в текст договора пункт, что в случае задержки оформления документов по вине брокера, клиентская компания не оплачивает стоянку транспорта, и таможенный представитель начнет действовать более активно.
И такой ситуации, когда по настоянию брокера нельзя было оформить документы в пятницу, несмотря на просьбу клиента передать их любому инспектору, а груз задержался на таможне до понедельника — просто не произойдет.
Брокерская компания не захочет оплачивать вынужденную стоянку транспорта, а это около 250 евро за каждый день простоя, еще и 1500 рублей за стоянку на складе временного хранения.
Если таможенный представитель предпочитает работать с таможней из своего аванса, при этом препятствуя прямой оплате, значит он преследует свои интересы.
В договоре необходимо прописать ответственность за несвоевременную уплату платежей и возможное замедление оформления, в случае если работа будет вестись через аванс представителю.
Таким образом брокер точно не забудет во время предоставить платежку, если вдруг на старой «неожиданным образом» закончились деньги. В практике работы с некоторыми таможенными представителями случаются и такие досадные казусы.
В работе представителя достаточно много моментов, которые в первую очередь зависят только от него. При этом недобросовестный брокер станет прикрываться непреодолимым действием третьих лиц.
Чтобы в какой-то степени обезопасить себя от подобных ситуаций и заставить брокера относится к своим обязанностям ответственно, нужно грамотно составлять договор, скрупулезно работая над каждым его пунктом.